Na priority a rozhodnutia využite matice (aj Eisenhowerovu)

9 min čítania

Eisenhowerova matica a iné rozhodovacie matice sú ľahkým a zároveň efektívnym spôsobom pre zváženie priorít, zlepšenie osobného manažmentu a (podľa komplexnosti zadania) aj pre biznis rozhodovanie.

Pre mnoho z vás správne rozhodovanie sa je základom pre úspech a ďalší rast. Nástroje na pomoc v rozhodovaní majú práve preto tak obrovskú hodnotu, lebo nám pomáhajú uspieť lepšie a rýchlejšie.

TL;DR

Dôležitosť rozhodovania, čo znamená priorita.
Spravte si maticu o dvoch faktoroch.
Pri viacerých faktoroch sa veci komplikujú (vrátane cool gifka).
Eisenhowerova matica pre osobné priority.
Akú maticu a na aké rozhodnutie by ste spravili vy?
Koniec.

Predtým, než vhupneme konkrétne do Eisenhowerovej matice a špecifík jej používania, pozrime sa na rozhodovanie o prioritách všeobecnejšie.

Priorita, -y, žen. r., prednosť v poradí, prvenstvo

Prioritizovať znamená dať niečomu prednosť, uprednostniť pred niečim iným, typicky uprednostniť v čase alebo nároku na pozornosť. To teda neznamená, že to druhé nie je podstatné, že tomu znižujem opodstatnenosť. Znamená to len toľko, že jedna vec má prednosť voči druhej a z dôvodu obmedzenosti zdrojov jej dávam vyššiu prioritu.

Od jedného faktora po nekonečné množstvo

Rozhodnutie na základe jedného kritéria nie je zložité: pridelím hodnotu daného kritéria každej možnosti a zoradím od najlepšej po najhoršiu hodnotu.

Príkladom takéhoto rozhodovanie je, ak by sme sa rozhodli, že našu pozornosť dostane ten, kto najviac kričí. Na analýzu podporujúcu toto rozhodnutie môžeme použiť jednoduchý Krik-O-Meter.

Krik-O-Meter
V tomto prípade najviac pozornosti, a teda prioritu, získava William Wallace

Bežne asi Krik-O-Meter so sebou človek nenosí a zvažovanie na základe jedného ukazovateľa sa deje rovno v hlave a za behu. Porovnám možnosti a tá, ktorá je v danom kritériu vyššie, dostáva prioritu.

Badum-tsss! Hotovo, poďme makať!

No, ešte chvíľku počkajme – jeden faktor pre rozhodovanie je fajn z pohľadu základného prežitia – vyberiem možnosť, v ktorej je najvyššia miera bezpečnosti. Ak však vezmeme len jedno kritérium do úvahy, hrozí, že nám niečo unikne. Asi aj jaskynný muž musel predsa zvažovať dve kritéria – mieru rizika vs potenciál zisku potravy.

Dva pohľady na vec

Pri dvoch faktoroch začína byť zložitejšie rozhodnúť sa za behu a bez zamyslenia. Pre potreby bežného denno-denného fungovania a rozhodovania o prioritách sa venujme faktorom, ktoré majú rovnakú váhu (t.j. žiaden nie je menej podstatný).

Tu prichádza na scénu ROZHODOVACIA MATICA, prostredníctvom ktorej rozložíte dané subjekty tvojho zvažovania na papier.

Vzorový graf s osami x a y a štyroma bodmi A, B, C, D
Základ pre vytvorenie matice – dve osy zvažovaných kritérií

Dvojfaktorová matica kladie alternatívy na dve osy predstavujúce vaše kritéria rozhodovania. Ak sú kritériami x a y a sú to pozitívne kritéria (t.j. čím viac, tým lepšie), potom hore vpravo možnosť A je najlepšia (maximalizuje obe kritéria), zatiaľ čo možnosť D je najhoršia (má minimum zo všetkych.

Zaujímavé, je, že ak by ste rozdelili osi po polovici na štyri kvadranty a vytvoríme tým základ pre maticu, možnosti A, B aj C všetky spadajú do kvadrantu „vysoké x – vysoké y.“ A teda pre zjednodušenie by sme mohli upustiť od presného umiestnenia a iba umiestniť A, B, C do kvadrantu a brať ich všetky ako vhodné možnosti.

Čo robiť vo voľnom čase – matica na pomoc

Predstavte si napríklad, že sa rozhodujete aktivitách na voľný čas. Chcete niečo, čo budete robiť pravidelne, dvakrát do týždňa, bude to slúžiť ako oddych, ale prospešný, nie iba čas a mozog zabíjajúci.

Ja som si vypísal zopár možností, ktoré ma zaujali, a ktoré spĺňajú moju požiadavku, že je to zmysluplné trávenie voľného času.

Ako si z nich vybrať dobrú možnosť? To záleží na tom, čo definuje dobrú možnosť. Ktoré kritériá chcete použiť pri rozhodovaní?

  • koľko to stojí / koľko času to zaberie (na mesačnej báze)
  • ako cool to je / ako to viem prakticky použiť
  • ako rýchlo v tom viem byť dobrý / ako namáhavé to bude
  • množstvo kamarátov na pridanie sa / vzdialenosť od domu

Kritéria hore sú niektoré dosť subjektívne. To je v poriadku. Mám právo na subjektívne kritéria. Ak chcem robiť vo voľnom čase niečo, čo mi príde cool, môžem to použiť ako faktor na rozhodnutie rovnako, ako keď mojim cieľom je robiť niečo, čo zvýši moju cenu práce na trhu.

Poďme do toho cez ČAS a FINANCIE potrebné na aktivity za mesiac.

Mojim cieľom je vybrať možnosti, ktoré v oboch týchto faktoroch dosahujú dobré výsledky, minimálnu časovú a finančnú náročnosť. Všetky možnosti, ktoré mám už spĺňajú základné kritériá, ktoré som si stanovil (zmysluplný oddych, dostupnosť v BA, možnosť robiť 2x do týždňa).

Možné voľnočasové aktivity umiestnené na graf s osami času a financií.
Takto by to vyzeralo rozložené presne podľa hodnoty jednotlivých faktorov

Zjednodušená verzia – rýchlejšie zaradenie

Presným porovnávaním som minul pomerne dosť času. Pritom zo skúsenosti som už mal nazbierané informácie a odhady aká je približná časová náročnosť aj cena jednotlivých možností. Vedel som, že beh nestojí skoro nič a yoga tiež nebude extra drahá. Spoločneské hry, ktoré ma bavia už mám, ale trvajú chvíľu, plus treba zháňať ľudí. Tanec, box, gym som už skúšal a viem, čo ma stál a koľko času mi to vzdalo. Nemčinu som už skúmal dávnejšie.

Mohol som teda túto podrobnú a presnú maticu zjednodušiť tak, ako to vidíte dole. Hranice som si stanovil na 50€ a 10 hodín do mesiaca. Do budúcna môžem využiť rovnaké hranice na zváženie novej možnej voľnočasovej aktivity.

Povedzme, že niekto mi povie „Počuj, nechceš skúsiť poledance?“ Ak by som bol otvorený ďalšej voľnočasovej aktivity a poledance by znel ako zaujímavá možnosť, spýtal by som sa ho dve otázky:

  1. Koľko ma to bude stáť za mesiac pri dvoch opakovaniach týždenne
  2. Koľko času by som mal mať vyhradeného mesačne?
Matica voľnočasových aktivít podľa časovej a finančnej náročnosti za mesiac.

Rovnakým spôsobom môžete dvojfaktorovú maticu použiť na rozhodovanie o úlohách, projektoch, produktoch, či nápadoch vo firmách. Príkladom sú BCG matica alebo GE McKinsey matica, ktoré pomáhajú klasifikovať projekty, produkty, investičné možnosti a následne majú aj odporučania na to, čo s jednotlivými faktormi realizovať.

Prípadne, čo takto využiť maticu pre zhodnotenie obsahu vášho mobilného telefónu? Aké kritéria by ste použili? Ja to určite spravím pri druhej revízii obsahu môjho mobilu. Prvú som robil nedávno, tu si môžete prečítať, čo mám v mobile.

Tretí faktor?

Pri troch faktoroch (s rovnakou váhou) začína sranda. Totiž bežný dvojrozmerný priestor papiera už môže byť málo.

V prípade, že sa nudíte a chce sa vám hrať s 3D modelmi, toto je skvelá šanca. Veď kto by nechcel mať rozhodovaciu 3D maticu aspoň s deviatimi priestorovými výsekmi! Výhoda 3D matice je tá, že sa tam dá s rovnakou váhou zakresliť tri faktory (osy x, y, z). Len tá ľahkosť použitia do bežného života…

Ak chcete ostať praktickí a dostať to celé na 2D papier, je možnosť tretí faktor znázorniť relatívnou veľkosťou bodu – bubliny.

Ostávame x = financie, y = čas. Pridávame tretí rozmer – veľkosť bubliny = ako veľmi predpokladám, že ma to bude baviť.

Do štyroch sa nepúšťajme

Už trojfaktorové porovnanie možnosti je z praktického hľadiska ťažko použiteľné. Štyri faktory sú šialenstvo. Šialenstvo!

via GIPHY

V biznis rozhodovaní samozrejme môže mať viac faktorov opodstatnenie. Napríklad pri analýze projektov do plánu na daný rok, môžete brať do úvahy veľké množstvo perspektív:

  • čas exekúcie
  • dostupnosť financovania
  • dostupnosť voľných HR kapacít
  • finančný prínos pre firmu
  • pravdepodobnosť úspešnej realizácie
  • sila konkurencie v danom segmente
  • ….

V tomto prípade by ste ale asi použili aj rozličné váhy pre tieto faktory, prípadne by ste šli do zložitejších multifaktoriálnych rozhodovacích metód. Týmto smerom ale dnes nejdeme, ostaňme pri rozhodovaní na úrovni jednotlivca, prípadne jednoduchšom rozhodovaní firmy.

Eisenhowerova matica – nástroj na osobné rozhodovanie o prioritách

Tridsiaty štvrtý americký prezident Eisenhower používal pre svoje rozhodovanie o prioritách maticu rozoberajúcu DÔLEŽITOSŤ a URGENTNOSŤ danej úlohy. Jej najväčším prínosom (ak dobre použitá) je zvýšenie pomeru dôležitých úloh, ktoré splníte na úkor tých, ktoré sú nedôležité.

Pre každú úlohu, ktorú máte na svojom zozname úloh, či ktorá vám prichádza na um, robíte rozhodnutie o tom či je urgentná, alebo nie, či je dôležitá, alebo nie.

Eisenhowerova matica - prázdna s číslami jednotlivých kvadrantov

Dôležitosť definujem ako mieru toho, ako výrazne ma dokáže daný krok, aktivita, projekt, posunúť k naplneniu mojich cieľov, nakoľko prispieva k môjmu želanému stavu.

Urgentnosť hovorí o tom, čo horí, a čo nie. Ak je úloha časovo senzitívna (mám externý deadline na dane), zdroje na jej vykonanie sú obmedzené časom (kolega mi odchádza zajtra na dovolenku), je kritická pre začatie inej úlohy, patrí medzi urgentné.

To, čo je dôležité, je málokedy urgentné. To, čo je naliehavé, je málokedy dôležité.”

Dwight D. Eisenhower, 34. prezident Spojených štátov amerických

Pre zjednodušenie používame Eisenhowerovu maticu len vo forme štyroch kvadranty, bez presného porovnávania jednotlivých možností podľa ich detailnejšej hodnoty dôležitosti a urgentnosti. Prílišná snaha o dokonalé porovnanie by mohla viesť k paralýze analýzou.

Čo robiť po zaradení?

Eisenhowerova matica je teda nástroj na rozhodovanie a stanovovanie priorít, ktorý pomáha odpovedať na otázku: na čom mám (a nemám) pracovať aby som zabezpečil vytvoril maximálnu hodnotu v súlade so svojimi hodnotami?

Po zaradení do správne škatuľky, vzniknú štyri kvadranty Eisenhowerovej matice. Tie majú svoje odporúčania na to, ako s nimi naložiť:

  1. urgentné a dôležité – urob hneď
  2. neurgentné a dôležité – nájdi si čas
  3. urgentné a nedôležité – presuň na iných, alebo sa zbav
  4. neurgentné a nedôležité – nerob, odstráň, znič
Eisenhowerova matica s popismi kvadrantov a príkladmi úloh.

Každý vidíme svet inak – aj svoje priority

Nie vždy sa zhodnete s inými v názore , čo kam patrí, ako majú iní. Závisí to od pohľadu na svet a od rozdielnosti cieľov, hodnôt, ambícií. Ak sa nezhodnete na zaradení s ľuďmi, s ktorými zdieľate mnoho svetonázoru a máte podobné ciele, určite stojí za preskúmanie, prečo oni nazerajú na vaše priority inak.

Často debatou býva otázka, kam zaradiť práve niektoré voľnočasové aktivity – napr. netflix. Ak je Netflix pre vás cesta, ako efektívne oddýchnuť (vypnúť) mozog a pomôže vám následne byť efektívnejší v tom, ako veci robíte, patrí do dvojky (2) – neurgentné a dôležité, a teda je ho potrebné naplánovať. Ak váš vzťah k Netflixu je skôr neproduktívny a dokážete stratiť deň binge-watchingom seriálov a cítite sa potom stratene, potom očividne patrí do štvorky (4) – neurgentné a nedôležité. A teda riešenie je obmedziť alebo zrušiť predplatné.

Tiež mnoho ľudí, s ktorými som sa o tomto zhováral, ale aj ja, majú problém s kvadrantom tri. Čo je urgentné a nedôležité? Ako typický príklad nájdete „žiadosť iných o pomoc“. Kolega príde za vami, že potrebuje, aby ste sa pozreli na jeho návrh do prezentácie na meeting, ktorý má o chvíľu. Môže ísť o vec, ktorá PRE VÁS NIE JE DÔLEŽITÁ, nepomáha vám napĺňať ciele. Rovnako môže byť PRE VÁS DÔLEŽITÉ vytvoriť dobrý vzťah s týmto kolegom pre dlhodobé napĺňanie vašich cieľov. V tom prípade môže ísť o kvadrant jedna (1).

Poďme do praxe!

Skúste použiť Eisenhowerovu maticu pri plánovaní najbližšieho dňa, či týždňa. Ja ju využívam aj pri ročnom plánovaní, o ktorom som písal nedávno. Článok 6 ponaučení o ročných cieľoch si prečítajte tu.

Aké pomocné nástroje využívate vy pri rozhodovaní? Aké sú vaše skúsenosti s Eisenhowerovou maticou?

Teším sa na vaše názory dole!