Získaj viac času pomocou pár otázok o svojich úlohách

3 min čítania

Čas je obmedzený zdroj. Získať ho viac možné nie je, a tak sa všetci snažíme maximalizovať čo v daný čas spravíme. Preto si robíme zoznam úloh.

Tak ako ja, aj ty určite máš svoj to-do-list. Dobre si ho strážiš. Poctivo z neho ukrajuješ deň za dňom, hodinu za hodinou. Čo ak ale práve tvoj zoznam úloh je tvoj blokátor? Čo ak na ňom sú nedostatky?

Spýtaj sa so mnou tieto štyri otázky o tvojich úlohách. Možno ti pomôžu „nájsť čas navyše.“

Patrí toto na zoznam úloh?

Pochybovať sa občas vyplatí. To, že si niečo dal/a na svoj to-do list, neznamená, že to tam musí ostať. Ak to tam byť nemá, ignoruj tú úlohu. Vyškrtni ju.

Každé „ÁNO“ na jednu úlohu znamená „NIE“ na ďalšie. Buď si istý/á, že to, čomu hovoríš áno je fakt podstatné.

Dokážem túto aktivitu automatizovať?

Aké aktivity máš na zozname úloh každý deň, každý týždeň, každý mesiac? Dajú sa automatizovať?

Určite máš nastavené trvalé príkazy v banke. Je to istejšie – nezabudneš. Je to aj jednoduchšie – nemusíš každý mesiac platbu zadávať.

Čistenie e-mailov je dnes súčasťou dennej rutiny takmer každého. Opakujúce sa e-maily ale nedáva zmysel triediť opakovane. Preto si nastavíš autofiltre.

V automatizácii vidím obrovský potenciál pre jednotlivca, organizácie aj celú spoločnosť. Je obrovské množstvo úloh s nízkou pridanou, ktoré často opakujeme. Ak ich dokážeme automatizovať, uvoľní sa nám kapacita na hodnotnejšie aktivity.

Čo ešte sa dá podľa teba automatizovať na úrovni jednotlivca? Čo máš zautomatizované ty? Daj vedieť dole v komentároch 👇

Nemal by toto spraviť niekto iný?

Opäť je tu obľúbené delegovanie. Už Eisenhower ho spomínal ako jednu z ciest k vyššej osobnej produktivite.

Osobne mám voči delegovaniu trochu zábrany. Mám pocit, že urobiť všetko sám je „poctivejšie.“ Ale to je hlúposť. Koniec koncov, čím väčší dopad chceš mať, tým viac musíš zapájať iných, motivovať a ovplyvňovať a manažovať.

Delegovanie na toho, kto dokáže spraviť veci lepšie je správna voľba. Investícia času a peňazí do delegovania sa určite vráti. Pozri sa na to, aké úlohy máš na tento týždeň.

Je niekto vhodnejší ako ja na túto úlohu? Ak áno, môžem mu to delegovať?

Úlohy, ktoré nie si schopný spraviť sám/a, deleguješ prirodzene. Nemáš inú možnosť. Ale čo úlohy, ktoré síce vieš spraviť, ale niekto iný ich vie spraviť rýchlejšie a lepšie. Deleguješ aj tie?

S manželkou na byte delegujeme týždenné upratovanie. Našli sme si pani, ktorá nám raz za sedem dní uprace byt za rozumnú sumu. Tento čas vieme využiť lepšie.

Kedy je vhodný čas?

To, čoho sa nezbavíš, neautomatizuješ ani nedeleguješ, potrebuješ urobiť. Je to podstatná úloha. Prešla filtrom prvej, druhej aj tretiej otázky.

Ostávajú teda len úlohy, ktoré má zmysel robiť. Rozhodni sa, kedy ich chceš vykonať. Je vhodný čas teraz alebo inokedy? Ak teraz – urob to. Ak inokedy – naplánuj.

Článok je inšpirovaný článkom Multiply your time by asking 4 questions about the stuff on your to-do list, ktorý si môžeš prečítať v angličtine tu.

Ako to máš ty?

Čo robíš pre to, aby si mal/a na tanieri len to, čo naozaj chceš? Pýtaš sa podobné otázky? Alebo máš nejaký iný dobrý postup?

Teším sa na tvoj názor dole! 👇