10 sekúnd pre pokoj v hlave

5 min čítania

Celá moja schopnosť fungovať efektívne, podávať pracovný výkon, sústrediť sa a jednoducho robiť to, čo ma baví dobre, je postavená na implementácii GTD s istými úpravami. Stále tento svoj systém vylaďujem.

Nedávno som prišiel na nové doplnenie, vďaka ktorému som sa posunul o krok vpred. Hľadal som riešenie, ako dobre zachytiť všetky nápady a inputy tak, aby som o ne neprišiel.

Systém GTD (viac o GTD na konci) v skratke stavia na tom, že všetko má svoje miesto. Čo vás postretne počas dňa dávate do tzv. zberných nádob a.k.a. inboxov. Všetko ide do nich, aby to nesedelo v hlave, aby ste ju mali čistú a vedeli sa sústrediť na to, čo je aktuálne pred vami. Inboxov má byť čo najmenej (napr. jeden e-mail inbox, jeden papierový inbox – zápisník). Tie inboxy prechádzate systematicky, pravidelne, nepozeráte do nich stále.

V skratke ako na tom fungujem ja: Google Suite (mail, kalendár, drive) plus jeden zápisník (takýto), plus mobil (ale bez mailu, používam ho len na volanie, chaty).

Problém, s ktorým som si nevedel rady, boli rýchle nápady, ktoré prídu a okamžite ich potrebujem zaznamenať. Občas nemám pri sebe zápisník. Zvykol som používať „Notes“ aplikáciu, kde som si zapísal. Ale keďže nemám nijako nastavené, ako často, kedy, kde ju kontrolujem, občas tam niečo zapíšem a objavím to až o mesiac… A tak som jednoducho doteraz o niektoré myšlienky prichádzal.

Nie ale aj áno pre e-mail v mobile

Riešiť e-maily za behu na mobile je podľa mňa to druhé najhoršie, čo človek môže sám sebe a svojej schopnosti sústrediť sa spraviť. Prvé miesto stále ostáva sociálnym sieťam. Kto si dnes necháva zapnuté notifikácie na FB, IG alebo LI je buď úplne neefektívny, alebo sa tým živí.

No, každopádne, aby som sa viac sústredil, odinštaloval som si si Mail appku z iPhone asi pred rokom. Ale pred týždňom som ju reinštaloval.

Na spracúvanie e-mailov totiž mám mám systém, ako s nimi pracovať – mám nastavené semi-fixné intervaly na ich kontrolu, mám jasno, čo kam zaradzujem a vďaka Boomerangu mi nič neujde, držím si pod kontrolou aj to, čo som posunul na iných.

Najjednoduchšie riešenie, ako teda nápad zaznamenať a nestratiť ho, je dostať ho do mailu. Riešenie je jednoduché – pošlem sám sebe e-mail.

Nikdy som nechápal ľudí, ktorí sami sebe posielaju e-mail. Teraz ich považujem za géniov!

Nahodil som si teda mail späť do iPhonu. Jediný problém, ktorý som musel odstrániť bol, aby som si v nej maily zároveň neriešil, ale používal ju len ako „outbox“ na odosielanie. Riešenie je jednoduché: pridal som si tam účet, ktorý som doteraz vôbec nepoužíval, ktorý nik nemá a je to. Nič mi nechodí, ale môžem si poslať kedykoľvek správu sám sebe. Simply clever!

Okamžité vyprázdnenie hlavy

Idem behať. Nasadím slúchatká, obujem topánky vybehnem z domu. V ušiach Simon Sinek mudruje o tom ako začať s prečo na začiatku. Rozoberá prípad firmy TiVo, ktorá podcenila prácu s inovátormi a skorými adoptérmi a šla rovno po strede Gausovej krivky akceptácie noviniek.

Zrazu mi zapne: Presne tak! Musíme vyťažiť ešte viac z tých inovátorov a early adoptérov. Musím porozmýšľať nad tým, ako!

To je presne to, čo patrí do kategórie „inbox“ – nie je to úplne jasné, nevedno celkom čo s tým, ale netreba to zabudnúť. Treba spracovať. Ale zároveň, teraz nie je úplne vhodný moment to riešiť, rovno tu na bežeckom okruhu.

Otváram mail, klikám nový a posielam sám sebe na neseda adresu e-mail len so subjektom. Desať sekúnd, bežím ďalej a túto vec mám z hlavy, môžem sa sústrediť na beh a nechať plynúť ďalšie myšlienky. Ale o túto neprídem, lebo je v systéme!

Ak používate Chrome a Gmail, odporúčam plugin "Quick Compose for Gmail" na rovnakú funkcionalitu na laptope bez potreby otvorenia inboxu.

Prečo systém? Lebo bez neho ste v pr***i!

Keď je nápad z hlavy v systéme, je to easy. Pri najbližšej príležitosti ho spracujem, spravím krok vpred a ideme ďalej. Exekúcia ako má byť.

Nie čas, ale pozornosť je najhodnotnejšia komodita. Skúste si uvedomiť, koľkokrát počas čítania tohto článku ste už boli vyrušení, alebo vám len zišlo na um niečo, čo potrebujete vyriešiť.

Bez systému na organizáciu a prácu s úlohami človek reálne je v prdeli. Ak náhodou podáva výkon, tak je to fakt náhodou. A asi ide pod svoj potenciál.

Nemám v tomto článku priestor ísť do hĺbky GTD. Tento veľmi simplistický wikipedia popis vám dá cca predstavu, ale najlepšie čo môžete spraviť je:

  1. prečítať knihu Getting Things Done (Amazon EN, Martinus SK) – rýchlo pre základné pochopenie,
  2. prejsť si dobrým skupinovým alebo individuálnym tréningom s niekým, kto má systém v praxi zabehnutý (e.g. DEVELOR to robí dobre – plus občas to robím pre nich ja),
  3. implementovať priamo a hneď,
  4. využiť niekoho ako poradcu / pomocníka v prvých mesiacoch (bez pomoci vám to bude trvať dlhšie a budete sa učiť len na vlasných chybách),
  5. prispôsobovať si systém svojim potrebám.

Ešte jedna vec. Teda tri.

Ak ste sa dostali až sem a chcete niečo skutočne vyťažiť z času na tejto stránke, tu je môj návrh:

Zrušte prijímanie e-mailu na mobile, nastavte si „mŕtvy účet“ na odosielanie.

Zistite viac o Getting Things Done logike, či už cez knihy, kurz alebo sa opýtajte, alebo jednoducho googlite.

Hoďte mi váš názor, otázky alebo tipy do komentárov dole.

Budem do budúcna robiť nejaký kratší e-book o tom, ako robiť operatívny manažment úloh, ak chcete, prihoďte sa na mailing list.